Menu

E-mail protocol

E-mail protocol 

Door het gemak en de laagdrempeligheid ervan worden dagelijks wereldwijd miljarden e-mails rondgezonden. Om een beeld te geven, binnen ons kantoor ontvangen we gemiddeld ruim 100 berichten per dag; dat zijn er 20.000 per jaar.  Deze verschuiving is vooral zichtbaar als gekeken wordt naar de “gewone” post, welke in veel mindere mate nog wordt gebruikt.

Om efficiënt te kunnen werken en ieder dossier op het juiste moment de juiste aandacht te geven, is het voor ons daarom essentieel om als dienstverlener overzicht te houden op welke e-mails binnenkomen en op welke wijze deze verwerkt dienen te worden. Sommige e-mails dienen immers direct opgevolgd op te worden, terwijl andere e-mails “alleen” gelezen hoeven te worden.

Binnen het kantoor realiseren wij ons wel dat voor u als verzender ieder e-mail bericht van groot belang is. Wij dienen deze e-mail’s echter te plaatsen binnen het lopende proces en de verschillende andere lopende dossiers.

Op grond van (en in lijn met) het onderzoek van professor Jackson, genaamd ‘The Cost of Email Interruption’, is daarom binnen het kantoor besloten de effecten van de constante stroom van e-mails die medewerkers dagelijks ontvangen en hoe zij daar mee om dienen te gaan te structureren. Voornoemde heeft erin geresulteerd dat de e-mails twee keer per dag worden binnengehaald, namelijk om 13:00 uur en om 17:00 uur. Dit betekent dat e-mails niet telkens doorgestuurd worden naar de medewerkers.

E-mails worden vervolgens zoveel mogelijk rond binnenkomst verwerkt. Binnen het kantoor wordt er naar gestreefd uw e-mail daarbij binnen 3 werkdagen te verwerken. Mocht er meer tijd nodig zijn, dan wordt er naar gestreefd u hierover te informeren.

AI Chatbot Avatar
⚠️ Deze chatbot wordt gebruikt voor test doeleinden. Aan de antwoorden kunnen geen rechten worden ontleend.